De directie huurt een externe adviseur in om de organisatie structuur aan te passen. Daarbij wil zij twee nieuwe functies introduceren en het functiegebouw hierop bijstellen. Er wordt een traject opgestart om het functiegebouw van de organisatie te herijken en de functiebeschrijvingen hierop aan te passen. Men kiest voor een proces waarin het gesprek met de medewerkers wordt aangegaan en er workshops worden georganiseerd om medewerkers het gesprek met elkaar aan te laten gaan.
Het museum heeft een kleine vaste staf, een aantal part-time medewerkers, en werkt met een coördinator voor vrijwilligers die helpen met het bemensen van de kassa en de museum winkel en bij toezicht in de zalen. Dit maakt een kleine organisatie behoorlijk complex, hetgeen ook blijkt uit de overlap van taken en de verschillende beelden die er zijn over de invulling daarvan.
Tijdens de eerste individuele gesprekken met mensen op sleutelposities blijkt dat het gebrek aan helderheid over de afbakening van taken en verantwoordelijkheden, in combinatie met de verschillende interpretaties van de mensen op sleutelposities, ook tot onderlinge spanningen heeft geleid. Deze zijn hoog opgelopen, maar zijn ook onbespreekbaar gebleven. Men zit niet te wachten op de workshops; er is weinig vertrouwen dat deze iets positiefs gaan opleveren.
In plaats daarvan worden de concept functiebeschrijvingen gebruikt voor een tweede ronde individuele gesprekken met de mensen op sleutelposities in de organisatie. Uit de concept beschrijvingen blijkt dat er sprake is van overlap die voor onhelderheid zorgt en niet werkbaar is. In plaats van daar op in te gaan, concentreren de gesprekken zich op trots voor het museum en haar collectie als verbindende factor tussen de functiehouders. Er wordt zo een basis gelegd voor onderling begrip; ook mijn collega is een professional die het beste met het museum voor heeft.
Waar conflicten zo hoog waren opgelopen dat mensen dit persoonlijk gingen nemen en niet meer met elkaar spraken werd duidelijk dat er een conflict in de structuur zat, dat iedereen daar last van heeft, dat niemand dit wil en dat er geen enkele reden hoeft te zijn om dit persoonlijk te maken.
In de volgende twee rondes van individuele gesprekken met de mensen op sleutelposities stonden de volgende vragen centraal:
- Welke taken en verantwoordelijkheden kunnen volgens jou anders verdeeld worden?
- Waar geef jij ruimte voor je collega die óók professional is met een goede wil en intentie?
- Hoe gaan we dit samen anders organiseren?
De directie die een rol op de achtergrond had geaccepteerd noemde dit proces helend. Mensen spraken weer met elkaar in de wandelgangen en tijdens de lunch. Ze zochten elkaar op en zochten in verbinding naar oplossingen. Dat was nu de context waarin door de medewerkers zélf werd aangegeven dat zij deze gesprekken graag in de workshops wilden voortzetten.
Er werden twee workshops georganiseerd met de vaste medewerkers van het museum. Door taken en verantwoordelijkheden op plakkertjes te schrijven, deze bij functies te plaatsen, daar vervolgens met elkaar over te praten en de plakkers te herschrijven en/of herplaatsen hebben de mensen samen hun functiebeschrijvingen gemaakt. Hieruit kwam ook naar voren dat de twee door de directie gewenste nieuwe functies wat hun betreft helemaal niet nodig waren. In plaats daarvan werden de bijbehorende taken belegd in bestaande functies. Soms waren dit nieuwe taken die een functiehouder graag op zich wilde nemen, maar het bleek ook dat in sommige gevallen meer onderling overleg afdoende was omdat de taken eigenlijk al bij een bestaande functie zaten.
Na de workshops hebben de betrokkenen een presentatie verzorgd voor de directie en een deel van de part-time medewerkers en vrijwilligers over hűn museum van de toekomst; hoe zij wilden samenwerken en waarom zij geloofden dat dit ook tot groei van het aantal bezoekers zou leiden. Uiteraard had de directie hier ook kritische vragen bij. Zij moest uiteindelijk beslissen over het nieuwe organigram met de bijbehorende functiebeschrijvingen.
Ter afsluiting van het proces zijn nog enkele kleine aanpassingen doorgevoerd en is het nieuwe organigram met de nieuwe functiebeschrijvingen in een directievergadering vastgesteld. Of het aantal bezoekers ook weer zal stijgen moet nog blijken, maar het nieuwe élan, de energie en acties waarmee daarop wordt ingezet voor tijdelijke exposities en publiciteitsacties geven veel vertrouwen.
